Jak být organizovaný v práci i v osobním životě

Asi už jste někdy slyšeli pojem work-life balance. Není se čemu divit, v posledních letech se toto sousloví skloňuje poměrně často. Jak ale docílit toho, aby byl váš pracovní a osobní život skutečně v rovnováze? Začít byste měli od správné organizace času a plánování svých pracovních i dalších aktivit. 

Ze statistik vyplývá, že lidé v průměru stráví v práci 13 let a 2 měsíce. Bohužel jen necelá čtvrtina firem věří, že aktivně podporuje work-life balance. A to i přesto, že lidé v takových firmách pracují efektivněji a je to pro obě strany výhodnější. Je tedy jen na vás, abyste si nastavili mantinely nutné k dosažení kýžené rovnováhy. Jak si správně zorganizovat skutečný i pracovní život, vám napoví naše tipy. 

1. Stanovte si priority 

Naprostým základem pro kvalitní organizaci času je určení priorit. Máte pocit, že hodnotnou prací trávíte jen pár hodin z celého dne a po zbytek dne se věnujete kontrolám e-mailové schránky či schůzkám, které nikam nevedou? Z kanceláře pak odcházíte pozdě a s pocitem, že jste zase nic nestihli. Přitom to není potřeba, stačí jen správně přistoupit k plánování času a půl práce je hotovo.  

Než se pustíte do prioritizace svých úkolů, zamyslete se nad tím, jestli jste produktivní spíše ráno, nebo odpoledne. Podle toho si rozplánujte aktivity. Na dobu soustředěné práce si vypněte notifikace ze sociálních sítí, těm se věnujte až později. Určete si také čas, kdy budete kontrolovat e-mailovou schránku. Abyste snáze zjistili, kdy jste nejproduktivnější a kde vám utíká nejvíc času, vyzkoušejte některý z on-line nástrojů, které vám s plánováním času pomohou. 

2. Plánujte si práci do kalendáře 

Ideální je začínat nový týden tím, že si naplánujete konkrétní úkoly na pevná data. To má hned dvě výhody. Vaši kolegové budou vždy přesně vědět, kdy vás v kanceláři zastihnou, a vy na druhou stranu budete mít přehled o svých povinnostech. Nezapomenete tak na žádný úkol ani schůzku. Předejdete také situacím, kdy špatně odhadnete své možnosti a přijmete zadání, které pak budete muset řešit ve svém volném čase. 

Zvykněte si kalendář pravidelně kontrolovat a aktualizovat. Ideálně to dělejte každé ráno nebo večer. Vytvořte si vlastní kód, který vám pomůže určit priority (například důležitá data zvýrazněte červeně a méně důležitá data žlutě). To je jeden ze způsobů, jak si zorganizovat den. 

3. Nechte si pomoct a naučte se práci delegovat 

Není možné, aby jeden člověk zvládal vše, proto je potřeba, abyste se naučili svou práci delegovat na méně vytížené kolegy. Podle známého manažerského pravidla byste měli delegovat všechny úkoly, které jsou vaši kolegové schopni zvládnout alespoň na 70 % vaší vlastní úrovně. To samé můžete vyzkoušet i v osobním životě. Velmi účinné je to především při dělení domácích prací, obstarávání nákupů a dalších věcí, které jsou pro chod domácnosti nezbytné. 

4. Naučte se říkat „NE“ 

Možná si říkáte, co to má společného s organizací času? Věřte, že hodně. Stejně jako je potřeba mít včas hotové úkoly, je důležité i umět odmítnout ty, které nespadají do vaší kompetence nebo jsou nad rámec vaší časové kapacity. To platí i pro schůzky a jednání, kde nemáte čím přispět. Pokud se takové schůzky opakují, prostě je odmítněte. Budete tak mít víc času na důležitější práci a zároveň se vám uleví psychicky. 

Pokud se vám stává, že na vás kolegové pravidelně přehazují své povinnosti, aby mohli odejít dřív z práce, a vy kvůli tomu sedíte za stolem další hodiny, musíte se naučit říkat ne. Na začátku vám hodně pomůže, když si připravíte pádné argumenty, kterými své odmítnutí podložíte. 

5. Vytvořte si seznam úkolů 

Chcete-li zůstat organizovaní za všech okolností, vytvořte si seznam úkolů. Seznamů můžete mít klidně i víc, podstatné je, abyste se v nich vyznali. Můžete mít jeden seznam pro krátkodobé úkoly, které je potřeba udělat, a další seznam pro ty dlouhodobé. Mezi krátkodobé úkoly patří úklid, nákup, objednávka kancelářských potřeb a podobně, zatímco ty dlouhodobé mohou souviset s vaší budoucností – přihlásit se na vysokou školu, naučit se jazyk nebo naplánovat dovolenou. 

Napište si seznam na papír, do notesu nebo třeba na nástěnku v kuchyni či v kanceláři, zkrátka ho dejte někam, kde ho uvidíte. Po dokončení vždy škrtněte příslušnou položku, díky tomu budete vědět, jak si stojíte, a vždy budete moci prožít pocit zadostiučinění, že jste úkol zvládli splnit. Seznam úkolů v počítači funguje podobně, vytvořte si tabulku a použijte ji jako seznam úkolů. Uložte si ji na plochu, abyste se na ni mohli dívat a při vyplňování škrtat položky. 

Time management sice na první pohled nemusí vypadat jako zábava, ale má spoustu výhod. Díky organizaci skutečného i pracovního života budete žít naplno, nebudete se stresovat nesplněnými deadliny a v každém okamžiku budete vědět, že jste přesně tam, kde máte být.